Baudokumentation ist ein zentraler Bestandteil jedes Bauprojekts. Täglich entstehen Fotos, Protokolle, Mängel, Aufgaben und Abnahmen, die dokumentiert, nachvollziehbar gespeichert und jederzeit abrufbar sein müssen.

In der Praxis zeigt sich jedoch häufig: Informationen sind verstreut, Dokumente fehlen oder sind nicht aktuell, und die Abstimmung zwischen den Beteiligten wird unnötig kompliziert. Digitale Lösungen für Baudokumentation helfen dabei, diese Prozesse zu strukturieren – von der Fotodokumentation vor Ort bis zur revisionssicheren Archivierung.

Key Takeaways

• Baudokumentation-Software lässt sich in fünf Kategorien einteilen: Baustellen-Tools, aufgabenbasierte Nachverfolgung, zentrale Datenplattformen, Dokumentenmanagement-Systeme und Speziallösungen.
• Ed Controls ist die einzige Lösung in diesem Vergleich mit öffentlichem Einstiegspreis: ab 59 €/Nutzer/Monat, inklusive Nachunternehmer.
• Ed Controls funktioniert auch offline – Daten werden bei Verbindung automatisch synchronisiert.
• Über 150.000 Anwender weltweit nutzen Ed Controls für Feld-Reporting, Mängelerfassung und Beweissicherung.
• Die richtige Software hängt davon ab, ob Sie Dokumentation direkt im Arbeitsprozess erfassen, zentral verwalten oder speziell auswerten möchten.

Wählen Sie Ed Controls, wenn Sie Dokumentation direkt auf der Baustelle erfassen und alle Beteiligten ohne Aufpreis einbinden möchten.

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Wenn Sie die Grundlagen verstehen möchten:
Was ist digitale Qualitätssicherung im Bau und warum ist sie heute unverzichtbar

Was bedeutet Baudokumentation im Bau heute?

Baudokumentation umfasst alle Informationen, die während eines Bauprojekts entstehen. Sie bildet die nachvollziehbare Grundlage für Abnahmen, Gewährleistungsansprüche und die Kommunikation zwischen allen Projektbeteiligten.

Konkret beinhaltet das:

• Fotodokumentation und Begehungsprotokolle
• Mängel- und Aufgabenverfolgung (Defect Management)
• Protokolle, Berichte und Abnahmenachweise
• Kommunikation und Freigaben zwischen Beteiligten

Weiterführende Informationen:

• Wikipedia: Baudokumentation
• ISO 9001 – Qualitätsmanagementsysteme
• QNG – Qualitätssiegel Nachhaltiges Gebäude (Bundesbauministerium)

Typische Probleme in der Baudokumentation

• Dokumente werden an verschiedenen Orten gespeichert – lokal, per E-Mail, auf Papier
• Informationen gehen zwischen Übergaben verloren
• Mängel werden nicht sauber nachverfolgt und bleiben offen
• Abstimmung erfolgt über E-Mail oder Telefon statt über ein gemeinsames System
• Berichte und Nachweise müssen manuell erstellt werden

Genau hier setzen digitale Tools an – jedes jedoch mit einem anderen Schwerpunkt.

Die 7 wichtigsten Lösungen für Baudokumentation im Überblick

1. Ed Controls

Ed Controls ist eine Software für Baudokumentation, Mängelmanagement und Qualitätssicherung mit Fokus auf einfache Nutzung im Baustellenalltag. Die Plattform unterstützt gängige Formate wie PDF, IFC und JPG und funktioniert auch ohne Internetverbindung.

Kernfeatures

• Intuitive Bedienung, auch für gewerbliche Mitarbeitende ohne IT-Erfahrung
• Schnelle Erfassung von Fotos, Mängeln und Aufgaben direkt auf der Baustelle
• Offline-Modus mit automatischer Synchronisierung bei Verbindung
• Unterstützte Formate: PDF, IFC (Industry Foundation Classes), JPG
• Transparente Preisstruktur: ab 59 €/Nutzer/Monat, Nachunternehmer inklusive
• Persönlicher Ansprechpartner im Support
• Weniger geeignet für großangelegte Konzernstrukturen mit komplexen Genehmigungsprozessen
• Kein nativer BIM-Viewer für modellbasierte Workflows

Wann einsetzen

Ed Controls passt besonders gut, wenn Sie viele Beteiligte einbinden, Dokumentation und Aufgabenverfolgung kombinieren und ohne langen Einarbeitungsaufwand starten möchten. Über 150.000 Anwender – darunter Züblin, Apoprojekt, McDonald's und Action – setzen Ed Controls für Feld-Reporting und Beweissicherung ein.

Einschränkungen

• Weniger geeignet für großangelegte Konzernstrukturen mit komplexen Genehmigungsprozessen
• Kein nativer BIM-Viewer für modellbasierte Workflows

2. PlanRadar

PlanRadar ist eine aufgabenbasierte Lösung für Baudokumentation und Mängelmanagement mit breiter Marktverbreitung.

Kernfeatures

• Strukturierte Ticket- und Aufgabenverwaltung
• Umfangreiche Reporting-Funktionen
• Skalierbar für große Projektportfolios
• Bei komplexen Projekten mit mehr als 50 gleichzeitig aktiven Tickets steigt der Konfigurationsaufwand für Power-User spürbar
• Einstiegshürde für nicht-technische Nutzer auf der Baustelle höher als bei reinen Bau-Apps

Wann einsetzen

PlanRadar eignet sich für größere Projekte mit vielen Beteiligten, bei denen Dokumentation über strukturierte Aufgaben organisiert wird.

Einschränkungen

• Bei komplexen Projekten mit mehr als 50 gleichzeitig aktiven Tickets steigt der Konfigurationsaufwand für Power-User spürbar
• Einstiegshürde für nicht-technische Nutzer auf der Baustelle höher als bei reinen Bau-Apps

3. Autodesk Construction Cloud

Autodesk Construction Cloud ist eine zentrale Datenplattform für die Verwaltung aller Projektinformationen – von Plänen über Dokumentation bis hin zu BIM-Modellen.

Kernfeatures

• Zentrale Ablage für Pläne, Dokumente und Projektdaten
• Integration von BIM-Modellen und Baudokumentation
• Skalierbar für große, internationale Projekte
• Hoher Einführungsaufwand und Lizenzkosten
• Überdimensioniert für mittelständische Projekte ohne BIM-Anforderung

Wann einsetzen

Autodesk Construction Cloud passt, wenn Sie eine unternehmensweite Datenplattform für komplexe Großprojekte mit BIM-Anforderung benötigen.

Einschränkungen

• Hoher Einführungsaufwand und Lizenzkosten
• Überdimensioniert für mittelständische Projekte ohne BIM-Anforderung

4. Bluebeam

Bluebeam ist spezialisiert auf die Bearbeitung und Kommentierung von Bauplänen – ein Werkzeug für Planprüfung und Markup-Workflows.

Kernfeatures

• Präzise Markups direkt im Plan (PDF-basiert)
• Strukturierte Zusammenarbeit bei Planprüfungen
• Weit verbreitet im Planungs- und Ingenieurbürobereich
• Kein vollständiges Mängelmanagement oder Aufgaben-Tracking für die Bauausführung
• Weniger geeignet für die direkte Dokumentation auf der Baustelle

Wann einsetzen

Bluebeam eignet sich, wenn Dokumentation eng mit Planbearbeitung und Kommentierung verknüpft ist.

Einschränkungen

• Kein vollständiges Mängelmanagement oder Aufgaben-Tracking für die Bauausführung
• Weniger geeignet für die direkte Dokumentation auf der Baustelle

5. DocuWare

DocuWare ist ein klassisches Dokumentenmanagement-System (DMS) – eine strukturierte Ablage- und Archivierungslösung.

Kernfeatures

• Revisionssichere Ablage und Versionierung von Dokumenten
• Automatisierte Workflows für Freigaben und Archivierung
• Integration in bestehende IT-Systeme
• Kein Fokus auf Felderfassung oder Mängelmanagement
• Erfordert IT-Begleitung bei der Einführung

Wann einsetzen

DocuWare passt, wenn Sie Dokumente gemäß gesetzlicher Aufbewahrungsfristen revisionssicher verwalten und automatisiert archivieren müssen.

Einschränkungen

• Kein Fokus auf Felderfassung oder Mängelmanagement
• Erfordert IT-Begleitung bei der Einführung

6. SharePoint

SharePoint (Microsoft) wird häufig als zentrale Ablage- und Kollaborationsplattform in bestehenden Microsoft-Umgebungen eingesetzt.

Kernfeatures

• Zentrale Speicherung und gemeinsamer Zugriff auf Dateien
• Integration in Microsoft 365 (Teams, Outlook, Office)
• Zusammenarbeit über Abteilungen und Standorte hinweg
• Keine bauspezifischen Funktionen wie Mängelerfassung oder Abnahme-Workflows
• Baudokumentation muss manuell strukturiert werden – kein vorgefertigter Bauprozess

Wann einsetzen

SharePoint eignet sich, wenn Sie bereits auf Microsoft-Infrastruktur setzen und Baudokumentation in bestehende IT-Strukturen einbetten möchten.

Einschränkungen

• Keine bauspezifischen Funktionen wie Mängelerfassung oder Abnahme-Workflows
• Baudokumentation muss manuell strukturiert werden – kein vorgefertigter Bauprozess

7. Kevox

Kevox ist eine spezialisierte Lösung für Prüfprozesse und Nachweisführung im Bau.

Kernfeatures

• Strukturierte Erfassung von Prüfungen und Inspektionen
• Automatisch generierte Berichte und Nachweise
• Fokus auf Nachweisbarkeit und Beweissicherung
• Weniger geeignet für umfassendes Projektmanagement oder tägliches Mängeltracking
• Schmaleres Funktionsspektrum als Plattformlösungen

Wann einsetzen

Kevox passt, wenn Dokumentation primär für Prüfungen, Abnahmen und Nachweise gegenüber Auftraggebern oder Behörden benötigt wird.

Einschränkungen

• Weniger geeignet für umfassendes Projektmanagement oder tägliches Mängeltracking
• Schmaleres Funktionsspektrum als Plattformlösungen

Worin unterscheiden sich diese Lösungen wirklich?

Welche Kategorie passt zu welchem Anwendungsfall?

Der wichtigste Unterschied liegt in der Rolle der Software im Arbeitsprozess:

Wann reicht eine Lösung, wann braucht es mehrere?

In vielen Projekten werden Kategorien kombiniert: Ed Controls für die Felderfassung auf der Baustelle, SharePoint oder DocuWare für die revisionssichere Archivierung im Unternehmen. Der größte Hebel liegt jedoch darin, dass die Dokumentation im Alltag tatsächlich genutzt wird – eine zu komplexe Lösung führt häufig dazu, dass Mitarbeitende auf Papier oder WhatsApp zurückgreifen.

Häufige Fragen zur Baudokumentation

Was ist Baudokumentation und was muss sie enthalten?

Baudokumentation umfasst alle Unterlagen, die während eines Bauprojekts entstehen: Fotos, Mängelberichte, Protokolle, Abnahmenachweise und Kommunikation. Sie dient als rechtlich relevante Grundlage für Gewährleistungsansprüche und Abnahmen.

Welche Software eignet sich für kleine Bauunternehmen?

Für kleine und mittelständische Bauunternehmen eignen sich Lösungen mit geringem Einführungsaufwand und transparenten Kosten – wie Ed Controls (ab 59 €/Nutzer/Monat, einsatzbereit an Tag 1).

Funktioniert Baudokumentation-Software auch offline?

Ed Controls unterstützt einen Offline-Modus: Daten werden lokal gespeichert und bei verfügbarer Internetverbindung automatisch synchronisiert. Dies ist auf Baustellen mit schlechter Netzabdeckung besonders relevant.

Welche Dateiformate werden unterstützt?

Ed Controls unterstützt PDF, JPG und IFC (Industry Foundation Classes – offenes Format für den Modellaustausch). Die genauen Formatoptionen anderer Tools hängen vom jeweiligen Paket ab.

Wie unterscheidet sich ein DMS von einer Baudokumentation-App?

Ein Dokumentenmanagement-System (DMS) wie DocuWare oder SharePoint ist auf Ablage, Archivierung und Versionierung ausgelegt. Eine Baudokumentation-App wie Ed Controls ist auf die aktive Erfassung im Feld optimiert – mit Fotoaufnahme, Mängelverfolgung und Aufgabenzuweisung direkt auf der Baustelle.

Was kostet Baudokumentation-Software?

Ed Controls ist das einzige Tool in diesem Vergleich mit öffentlich kommuniziertem Einstiegspreis: ab 59 €/Nutzer/Monat, inklusive Nachunternehmer. Bei PlanRadar und Autodesk sind Preise nur auf Anfrage erhältlich.

Müssen Nachunternehmer extra bezahlt werden?

Bei Ed Controls sind Nachunternehmer und weitere Projektbeteiligte ohne Aufpreis eingebunden. Bei anderen Lösungen hängt dies vom gewählten Paket ab.

Welche Lösung passt zu Ihrem Unternehmen?

• Ed Controls passt besonders gut, wenn Sie Dokumentation direkt auf der Baustelle erfassen, viele Beteiligte einbinden und schnell starten möchten.
• PlanRadar ist sinnvoll, wenn Sie Dokumentation über strukturierte Tickets organisieren und Projekte detailliert nachverfolgen möchten.
• Autodesk Construction Cloud passt, wenn Sie eine zentrale Datenplattform für große, komplexe Projekte mit BIM-Anforderung benötigen.
• Bluebeam ist ideal, wenn Sie stark mit Plänen arbeiten und Markups sowie Planprüfungen im Mittelpunkt stehen.
• DocuWare oder SharePoint passen, wenn Sie Dokumente revisionssicher verwalten und in bestehende IT-Strukturen einbetten möchten.
• Kevox ist sinnvoll, wenn Prüfprozesse und Nachweise gegenüber Auftraggebern oder Behörden im Vordergrund stehen.

Fazit

Baudokumentation besteht nicht aus einer einzelnen Lösung, sondern aus verschiedenen Bausteinen – je nach Projektgröße, Arbeitsweise und Anforderung.

Die richtige Software hängt davon ab, ob Sie Dokumentation direkt im Arbeitsprozess vor Ort erfassen, zentral verwalten oder speziell auswerten möchten. In vielen Projekten ist die Kombination aus mehreren Ansätzen sinnvoll.

Der größte Hebel liegt nicht im Funktionsumfang, sondern darin, dass die Dokumentation im Baustellenalltag tatsächlich genutzt wird. Eine Lösung, die zu komplex ist, wird umgangen – mit Papier, Telefon oder WhatsApp.

Ed Controls wurde genau dafür entwickelt: einfache Nutzung, schnelle Einführung, alle Beteiligten inklusive – ab 59 €/Nutzer/Monat.

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