HSB: Ed Controls ist der Hammer der Ausführenden

HSB, Pionier in der Qualitäts­sicherung

Nicht jedes Bauunternehmen ist gleich. Besonders in den Bereichen Dokumentation, Audits und Qualitätssicherung gibt es große Unterschiede. Der Volendamer Bauunternehmer HSB ist in diesem Bereich ein Pionier. Seit Jahren legt das Unternehmen großen Wert auf Themen wie ISO-Zertifizierung und die Automatisierung von Arbeitsprozessen. Projektleiter William Bosschaart erklärt, was sie antreibt.

Während des Kundentages der Bau-App Ed Controls am 18. April 2023 erzählte William Bosschaart, wie HSB die App einsetzt. Die Zusammenarbeit zwischen HSB und Ed Controls begann Anfang 2020. „Für jedes Projekt, ob groß oder klein, erstellen wir standardmäßig ein oder mehrere Ed Controls-Projekte“, erklärt William. „Deshalb kennt bei uns jeder das Programm, egal ob jemand aus dem Bereich Kleinbau, Renovierung oder Großbau kommt. Da es so benutzerfreundlich ist, müssen wir den Trick nur einmal erklären. Neben uns selbst und den Subunternehmern lassen wir auch die Bewohner an der Qualitätssicherung teilhaben.“

William Bosschaart (HSB) und Robert Greidanus (Ed Controls) während des Kundentages.

Suche nach einer Lösung

HSB war bereits früh dabei, Informationen systematisch zu dokumentieren. „Wir haben früh erkannt, dass die Dokumentation von Informationen immer wichtiger werden würde“, erzählt William. „Allein schon für unsere ISO-Zertifizierungen. Früher nahm jemand ein Notizbuch und eine Spiegelreflexkamera und begann, alles zu dokumentieren. Aber der Bericht und die Aufnahmen mussten anschließend noch separat in die Systeme eingetragen werden. Das wollten wir einfacher und weniger fehleranfällig machen. Wir haben schnell festgestellt, dass der Ausführende die beste Person für diese Kontrollen war. Ein Bauingenieur ist jedoch nicht automatisch auch ein guter Berichterstatter. Also haben wir nach Qualitäts-Apps gesucht. Programme wie AutoDesk oder Snagstream waren nicht ganz das, was wir suchten, und weil wir ziemlich eigensinnig sind, haben wir schließlich selbst eine App entwickelt.“

Professionelle Software

Mit dieser eigenen App, die „Pin-it“ genannt wurde, arbeiteten die Ausführenden von HSB etwa vier Jahre lang. „Aber“, relativiert William, „wir sind Bauunternehmer und keine Softwareentwickler. Also jedes Mal, wenn Apple etwas an ihrem Betriebssystem änderte, riefen mich verschiedene Ausführende an, weil Pin-it nicht mehr funktionierte. Letztlich mussten wir einsehen, dass Softwareentwicklung etwas für die Profis ist. Eine neue Suche führte uns zu Ed Controls. Wir hatten bereits ein Wkb-Testprojekt durchgeführt und arbeiteten über Woningborg. Die hatten zwar ein Portal, aber keine App. Also suchten wir ein System, das sich mit dem Woningborg-Portal koppeln ließ. Ein weiteres Kriterium war, dass es so einfach wie möglich sein musste. Es musste auf einem Tablet funktionieren und auch offline verfügbar sein. In der Hütte haben wir zwar Internet, aber das Programm muss auch funktionieren, wenn man in der Tiefgarage steht. Außerdem wollten wir es mit unserem eigenen CRM-System von Afas koppeln. Nach Abwägung der Vor- und Nachteile verschiedener Programme entschieden wir uns für Ed Controls. In unserer Kultur kann ein Ausführender nicht mehr ohne dieses System arbeiten; es ist zu seinem Werkzeug geworden.“

Kaffeeklatsch

Im Jahr 2024 erwarten die Menschen, dass Dinge digital erledigt werden. „Das erwarten nicht nur Subunternehmer“, erzählt William, „sondern auch die Bewohner. Man kann nicht mehr mit einem Notizblock zur Vorabnahme kommen. Das fühlt sich einfach nicht mehr richtig an. Außerdem ist es extrem umständlich und unzuverlässig. Mit Subunternehmern haben wir ein sogenanntes ‚Kaffeepausen-Moment‘ in der Hütte. Wir erklären dem Klempner, dem Maler und dem Fliesenleger, dass sie ihre Arbeit selbst kontrollieren und die offenen Punkte selbst abarbeiten. Indem wir es zusammen tun und ihnen eine Erklärung geben, helfen wir ihnen, diese Hürde zu überwinden. Wir diktieren ihnen keinesfalls, dass sie mit Ed Controls arbeiten müssen. Das bleibt letztlich ihre Entscheidung. Auch den Bewohnern stellen wir ein kleines Stück von Ed Controls zur Verfügung und geben eine kurze Erklärung. Nicht alle Tickets sind relevant, aber es ist ein hervorragendes Kommunikationstool, um die Vorabnahme gemeinsam mit den Bewohnern zu machen. Und wir sind immer offen für Fragen. In gewissem Sinne sind wir die erste Anlaufstelle.“

„Das sogenannte ‚Kaffeepausen-Moment‘ in der Hütte schafft eine solide Basis für die Zusammenarbeit mit den Subunternehmern.“

Automatisierte Übergabe

Es ist ein lang gehegter Wunsch bei HSB, so viel wie möglich digital zu übergeben. William meint damit nicht das Erstellen einer Word-Datei, das Umwandeln in eine PDF und das Versenden per E-Mail. „Viele Daten von Käufern und Mietern sind bereits in Afas hinterlegt. Eine Woche vor der Übergabe entsteht innerhalb von Afas ein Workflow, und es wird ein Signal an Ed Controls gesendet. Die App aktiviert dann eine Vorlage, in der etwa die Hälfte des PVO bereits ausgefüllt ist. Bei uns gehen alle Daten aus Ed Controls, wie Zählerstände und ähnliche Informationen, in Afas ein. Dann wird ein Signal an beispielsweise Liander gesendet, woraufhin die Energieabrechnung automatisiert verarbeitet wird. Unser Übergabeleiter geht mit einem Tablet zur Wohnung. Höchstens anderthalb Stunden später sind wir wieder in der Hütte. Alle sind zufrieden und die Bewohner können in die Wohnung einziehen. Wenn noch Übergabepunkte offen sind, werden diese einfach als Tickets erfasst, und für die zweite Unterschrift wird die Audit-Funktion direkt aktiviert.“

Adoption der Software

Bei HSB bereiten sie sich seit vier Jahren auf die neuen Anforderungen vor. William: „Wir haben etwa 10 vollständige Testprojekte durchgeführt, und es laufen noch weitere Projekte. Durch unsere ISO-Zertifizierungen sind wir es gewohnt, mit internen Prüflisten zu arbeiten. Wir haben die Anforderungen gut miteinander verglichen, damit wir keine doppelte Arbeit leisten. Und da wir KYP mit Ed Controls koppeln können, wird es wesentlich einfacher, diesen Anforderungen gerecht zu werden. Allerdings muss ich sagen, dass das Übertragen der Verantwortlichkeiten auf die Subunternehmer ein langwieriger Prozess ist. Die Einführung von Ed Controls könnte hier schneller vorangehen.“

„Warum sollte man etwas ändern, das gut läuft?“

Etwas das einfach gut läuft

Wenn es nach William geht, wird möglichst viel direkt von der Bauhütte aus mit Ed Controls gearbeitet. „Wir wollen wirklich gemeinsam, direkt von der Hütte aus, mit allen bauen. Einmal zusammen an den Tisch, eine Tasse Kaffee mit einem Gebäck dazu, wir füllen das gemeinsam aus. Ungefähr einen Monat bevor wir starten, führen wir ein Einstiegsgespräch mit den Subunternehmern. Dann erstellen wir für die Verantwortlichen eines Projekts direkt ein Testticket. Es ist uns sehr wichtig, dass jemand, mit dem wir einen Vertrag abschließen, auch in Ed Controls registriert wird. Sobald etwas ansteht, können wir diesem Person ein Ticket zuweisen. Denn warum sollte man etwas ändern, das gut läuft?“

HSB aus Volendam in den Niederlanden

HSB ist ein niederländisches Bauunternehmen mit Sitz in Volendam. Es handelt sich um ein mittelständisches Unternehmen, das in den Bereichen Wohnungsbau, Apartmentbau, Renovierung und Nachhaltigkeitsoptimierung tätig ist. Zudem gehört das Maurerunternehmen J.M. Deurwaarder G.A. zur HSB-Gruppe. Das Unternehmen ist vor allem in den niederländischen Provinzen Nordholland, Südholland, Utrecht und Flevoland aktiv.