Die Baugenossenschaft ›Wiederaufbau‹ eG schafft kostengünstigen Wohnraum für ihre Mitglieder. Bei der Mängelbearbeitung kostete das früher Zeit: Briefe an Nachunternehmer, unzählige E-Mails, lange Kommunikationsketten. Mit Ed Controls hat die Genossenschaft auf digitales Mängelmanagement umgestellt. Auch die Nachunternehmer arbeiten heute voll digital. Für einen neu eingehenden Mangel braucht der Technische Sachbearbeiter Justin Rogge jetzt nur noch Minuten, und er arbeitet strukturierter als vorher.
Auf einen Blick
| Unternehmen | Baugenossenschaft ›Wiederaufbau‹ eG |
| Branche | Wohnungsbau, Projektentwicklung |
| Herausforderung | Mängelbearbeitung per Brief und E-Mail, lange Kommunikationswege |
| Lösung | Digitales Mängelmanagement mit Ed Controls, inklusive Nachunternehmer |
| Ergebnis | Keine Briefe mehr, kürzere Kommunikationskette, neue Mängel in Minuten bearbeitet |
Das Video: Justin Rogge im Gespräch
In knapp vier Minuten erzählt Justin Rogge, wie sein Arbeitsalltag als Technischer Sachbearbeiter aussieht. Er erklärt auch, warum ihm feste Routinen in der Mängelbearbeitung mehr gebracht haben als jede einzelne Funktion.
Wie lief die Mängelbearbeitung vor Ed Controls?
Die Wiederaufbau eG arbeitet als Genossenschaft für ihre Mitglieder. Kostengünstiger Wohnraum ist ihre Kernaufgabe. Jeder Arbeitsschritt soll die Wohn- und Lebensqualität der Mitglieder verbessern, ohne die wirtschaftlichen Ziele zu gefährden.
Genau hier wurde die Mängelbearbeitung zum Engpass. Meldete jemand einen Mangel, gingen Briefe an die Nachunternehmer raus. Rückfragen und Abstimmungen liefen über viele einzelne E-Mails. Jede zusätzliche Station in dieser Kette kostete Zeit und erhöhte das Risiko von Missverständnissen.
„Ed Controls hat meine Arbeitsweise effizienter gemacht, indem ich keine Briefe mehr versenden muss, sondern wir die Mängelbearbeitung mittlerweile komplett digital gestalten können.“
Justin Rogge, Technischer Sachbearbeiter, Baugenossenschaft ›Wiederaufbau‹ eG
Wie setzt die Wiederaufbau eG Ed Controls im Alltag ein?
Ed Controls ist bei der Genossenschaft das zentrale Werkzeug für die Mängelbearbeitung. Der Prozess läuft heute komplett digital, von der Aufnahme eines neuen Mangels bis zur Bearbeitung durch den Nachunternehmer.
Die Rollen sind klar verteilt:
- Technischer Sachbearbeiter: Justin Rogge nimmt neue Mängel auf, weist sie zu und behält den Überblick über den Bearbeitungsstand.
- Nachunternehmer: Sie arbeiten voll digital in Ed Controls und erhalten Mängel direkt im System statt per Brief.
Die Kommunikation ist gebündelt: Abstimmungen zu einem Mangel laufen über Ed Controls statt über verstreute E-Mails. Die Kommunikationskette wird kürzer und einfacher, weil alle Beteiligten am selben Vorgang arbeiten.
Was hat das digitale Mängelmanagement verändert?
Die offensichtlichste Veränderung: Briefe gibt es in der Mängelbearbeitung nicht mehr, und die Flut an E-Mails ist deutlich kleiner geworden. Der größere Effekt zeigt sich für Justin Rogge aber in seiner eigenen Arbeitsweise.
Ed Controls gibt einen festen Ablauf vor. Daraus sind Routinen entstanden, die die Bearbeitung jedes neuen Mangels beschleunigen. Diese Struktur hat sich über die Software hinaus auf seinen gesamten Arbeitsalltag übertragen.
„Ich persönlich merke in meiner Arbeit, dass ich mehr Struktur bekommen habe, weil Ed Controls mich teilweise zu Routinen gezwungen hat. Wenn ein neuer Mangel bei uns eintrifft, brauche ich nur noch Minuten, wo ich früher vielleicht länger gebraucht habe.“
Justin Rogge, Technischer Sachbearbeiter, Baugenossenschaft ›Wiederaufbau‹ eG
Für die Genossenschaft zahlt das direkt auf ihre Kernaufgabe ein. Effizientere Prozesse helfen, die wirtschaftlichen Ziele einzuhalten und weiterhin kostengünstigen Wohnraum anzubieten.
Was können andere Bauunternehmen daraus lernen?
- Nachunternehmer gehören ins System. Digitales Mängelmanagement entfaltet seine Wirkung erst, wenn auch die ausführenden Firmen digital arbeiten. Sonst bleibt ein Medienbruch.
- Struktur entsteht durch Routine, nicht durch Disziplin. Ein fester digitaler Ablauf sorgt dafür, dass jeder Mangel gleich behandelt wird. Das spart Zeit und macht die Bearbeitung nachvollziehbar.
- Mehr Absprache, aber an einem Ort. Justin Rogges Grundsatz lautet: lieber eine Absprache mehr als ein Missverständnis. Wenn diese Absprachen im selben System landen, bleibt die Kommunikation trotzdem schlank.
Häufige Fragen zum digitalen Mängelmanagement im Wohnungsbau
Was bringt digitales Mängelmanagement einer Wohnungsbaugenossenschaft?
Es ersetzt Briefe und verstreute E-Mails durch einen zentralen, digitalen Ablauf. Bei der Wiederaufbau eG hat das die Kommunikationskette verkürzt und die Bearbeitung neuer Mängel beschleunigt. Effiziente Prozesse helfen Genossenschaften, ihre Kosten im Griff zu behalten.
Wie werden Nachunternehmer in das digitale Mängelmanagement eingebunden?
Bei der Wiederaufbau eG arbeiten die Nachunternehmer direkt in Ed Controls und erhalten Mängel digital statt per Post. Abstimmungen laufen über den jeweiligen Vorgang im System, sodass alle Beteiligten denselben Stand sehen.
Wie viel Zeit spart digitales Mängelmanagement?
Das hängt vom Ausgangsprozess ab. Justin Rogge berichtet, dass er für einen neu eintreffenden Mangel heute nur noch Minuten braucht, früher länger. Den größten Hebel sieht er in den festen Routinen, die durch die Software entstanden sind.
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